Fråga Experten: Hur länge måste man spara på dokument?

Allmänt kan sägas att man behöver spara handlingar av två anledningar: för att det är krav enligt lag eller för att myndighet i framtiden kan komma att kräva underlagen vid en inspektion eller kontroll.

A). Krav på att bevara underlag

1. Código de Comercio, artikel 30, fastställer att företagare, både bolag och enskilda firmor, måste bevara bokföringsböcker, fakturor och andra underlag avseende verksamheten, i sorterat skick, under sex (6) år. Att tänka på i detta sammanhang: 

–       även om verksamheten avslutas kvarstår skyldigheten 

–       om det handlar om en enskild firma, d.v.s. en fysisk person, och personen avlider övergår skyldigheten till arvtagarna 

–       om bolaget likvideras, övergår skyldigheten till likvidatorn. 

2. De företagare som bedriver eller medverkar i verksamhet som uppräknas i lagstiftningen om penningtvätt (t ex banker, försäkringsbolag, investeringsbolag, byggfirmor och mäklare, revisorer, jurister) har en skyldighet att bevara alla hänförliga underlag under minst tio (10) år.

Observera att denna skyldighet även gäller för personer eller bolag som inte har hemvist i Spanien (icke residenta) men som genom kontor, agenter eller representanter deltar i verksamheter som har skyldighet att utföra penningtvättskontroller. 

3. Inom arbetsrättslig lagstiftning, måste den som har anställda bevara handlingar som avser registrering eller avregistrering hos försäkringskassan, kvitto på betalning av löner osv. under fyra (4) år. 

B) Skyldighet att bevara handlingar för uppvisande vid myndighetskontroll 

1. Ur ett skattehänseende måste du spara på all bokföring och underlag och deklarationer, både bolag och privatpersoner, under minst de tidsperioder som anges nedan (artiklarna 66 och 66bis i Ley General Tributaria): 

–       Fyra (4) år som är preskriptionstiden som skattemyndigheten har för att rikta krav mot bolag eller privatpersoner avseende skatter och inlämnade av deklarationer. Det gäller alltså både företagarens skatter som t ex privat inkomstskatt. 

–       Tio (10) år är preskriptionstiden för skattemyndigheten att kontrollera minusresultat, kvittning och reservationer hos bolag.

2. Ur ett arbetsrättsligt perspektiv måste du som har anställda bevara handlingar som styrker att du uppfyllt dina skyldigheter, under minst de tidsperioder som anges nedan (artikel 4 i Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social): 

–       Tre (3) år som är preskriptionstiden ur ett arbetsrättsligt perspektiv, avseende kvitton på betalda löner, anställningsavtal, uppsägningslön, registrering av anställda underleverantörer m.m. 

–       Fyra (4) år som är preskriptionstiden hos försäkringskassan (Seguridad Social). 

–       Max fem (5) år som är preskriptionstiden för grova överträdelser av reglerna om arbetsskyddsfrågor. Du behöver spara underlag avseende läkarundersökning av anställda, utvärderingar, öppning av arbetsplats osv. 

När det gäller yrkesverksamma, både genom bolag eller privatperson, finns det vissa handlingar som du behöver spara under en längre tid, som t ex information avseende lån (tills de är helt återbetalda), fakturor avseende inventarier (tills de är helt avskrivna eller säljs), handlingar avseende investeringar (till dess att momsen reglerats, normalt 5 år, 10 år avseende tomter och byggnationer), för att nämnda några exempel.

Vad gäller konsumentfrågor, är den normala garantitiden 2 år, och du behöver då spara på kvitto/faktura och ev. garantisedel under den tiden. 

Slutligen, vad gäller privatpersoner, behöver du spara underlag avseende avtal som ingås, i vart fall under avtalets giltighetstid och under tiden ev. skatter m.m. inte har preskriberats. När du köper en fastighet i Spanien är det viktigt att du sparar, utöver lagfarten (escritura), även fakturor i original för kostnader du hade vid köpet (notarius publicus, fastighetsregister, skatter, advokat osv.) till du ska sälja fastigheten, eftersom du kan behöva visa upp dem när försäljningen ska deklareras. Efter försäljningen behöver du spara på handlingarna ytterligare 4 år (räknat från när deklarationen ska lämnas in) för ev. kontroll från skattemyndigheten inom preskriptionstiden. 

Ovanstående är en generell information. Vid konkreta frågor om särskild handling är du givetvis välkommen att kontakta oss.

Ana Rodríguez, jurist 

Jessica Kamph, delägare & VD

Fråga expertenDenna fråga är besvarad av Gonvel & Kamph, spanska advokater & skatterådgivare, som kommer att besvara fler frågor i kommande nummer. Har du någon fråga kan du skicka den till: sara@norrbom.com