När börjar de nya fakturakraven gälla?

Vi har ett mindre S.L.-bolag och skickar kanske högst 20 fakturor per år. Förra året fick vi mängder av email från vår bokföringsbyrå om att vi måste köpa ett program för att göra elektroniska fakturor enligt något nytt system och att det var bråttom, allt skulle vara klart under 2025. Men plötsligt, i december, fick vi besked att det inte längre var aktuellt och att införandet skjuts upp ett år. Vad gäller egentligen?

Du är långt ifrån ensam om att uppleva förvirring. Reglerna kring digital fakturering i Spanien har införts stegvis och flera datum har justerats.

För några år sedan tog den spanska offentliga förvaltningen ett första steg genom att införa ett system för omedelbar informationsleverans (SII) för stora företag.

Nästa steg blev att stärka kontrollen ytterligare genom krav på att garantera fakturaregistrens integritet, bevarande, tillgänglighet, läsbarhet, spårbarhet och oföränderlighet. Det är inom denna ram som systemet Veri*Factu har utvecklats. Ursprungligen var tanken att det skulle börja tillämpas under 2025, men i december 2025 meddelades att införandet skjuts upp ett år.

Syftet med reformen är att säkerställa att en faktura, när den väl har utfärdats, inte kan ändras och/eller raderas i efterhand. För att uppfylla kraven måste ett faktureringsprogram som är anpassat till Veri*Factu bland annat:

• Skapa en kedja av fakturor där varje faktura innehåller ett digitalt “fingeravtryck” av den föregående, vilket gör manipulation i efterhand omöjlig.
• Innehålla en QR-kod på utskrivna eller PDF-genererade fakturor, så att mottagaren kan verifiera dem via spanska skattemyndighetens (AEAT:s) webbplats.
• Säkerställa att registren är digitalt signerade och skyddade mot ändringar.

De nu gällande tidsfristerna är:

• 1 januari 2027: För företag som är skyldiga att betala bolagsskatt (t.ex. S.L.-bolag).
• 1 juli 2027: För enskilda näringsidkare och frilansare (autónomos).

Sanktionerna för bristande efterlevnad kan uppgå till 50 000 €.

När det gäller skyldigheten att skicka fakturor i realtid till skattemyndigheten finns det en tydlig skillnad som mjukvaruutvecklare måste informera sina kunder om:

1. Veri*Factu-system: Skickar automatiskt fakturaregistreringen till AEAT (spanska skattemyndigheten) i samband med att fakturan utfärdas. Detta är frivilligt men rekommenderas ofta, eftersom det minskar administrationen och kan inge större förtroende vid en eventuell skattekontroll.
2. Icke-Veri*Factu-system: Uppfyller säkerhetskraven (tillåter inte radering av data), men skickar inte informationen automatiskt till skattemyndigheten. Företagen måste du själva bevara filerna och kunna lämna in dem vid begäran.

En annan viktig sak: en faktura i PDF-format som skickas via e-post är i sig inte detsamma som en “elektronisk faktura” i juridisk mening. En korrekt elektronisk faktura måste genereras genom ett certifierat system som uppfyller lagens tekniska krav. Därefter kan den visserligen omvandlas till PDF och skrivas ut. Böter för att inte utfärda elektroniska fakturor kan uppgå till 10 000 euro.

Slutligen har skattemyndigheten meddelat att man planerar att tillhandahålla en kostnadsfri applikation för mindre verksamheter, avsedd för företag som utfärdar färre än 100 fakturor per år – vilket kan vara särskilt relevant i ert fall.

Sammanfattningsvis: ja, kraven kommer – men tidsfristen är nu 2027. För ett mindre S.L.-bolag med begränsad fakturering finns det därför fortfarande tid att planera övergången i lugn och ro.

María José Molina Peña, redovisningskonsult

Fråga experten
Denna fråga är besvarad av Gonvel & Kamph, spanska advokater & skatterådgivare, som kommer att besvara fler frågor i kommande nummer. Har du någon fråga som du vill ha besvarad i En Sueco kan du skicka den till: sara@norrbom.com